miércoles, 7 de marzo de 2012

Doit.im: GTD en tu iphone


Como muchos de vosotros sabréis GTD son las siglas de "Getting Things Done", un método de productividad personal (y el título de un libro) creado por David Allen que busca optimizar la forma en la que entendemos y desarrollamos nuestras actividades, nuestros compromisos y nuestros objetivos sean éstos los que sean. No se trata de ninguna moda reciente, aunque cada vez va siendo más conocido y popular, sino que presenta un método contrastado durante muchos años y que ha demostrado resolver las necesidades de muchísimas personas en relación a la gestión de su productividad, de la ingente cantidad de cosas que se nos presentan y a las que tenemos que responder y que no necesariamente tienen que restringirse al ámbito laboral. Para los interesados, podéis encontrar información al respecto en la Wikipedia, en numerosos blogs o en los libros publicados por el autor. 
El método GTD está diseñado para "hacer", pero antes necesita que podamos "recopilar" y "procesar" las acciones que van surgiendo a lo largo del día o que se generan fruto de nuestra planificación. Para poder realizar las labores de recopilación y proceso de forma ágil y cómoda en cualquier momento y en cualquier lugar disponemos de varias opciones, una de ellas es la de hacer servir un objeto que solemos llevar con nosotros todo el día de forma habitual: nuestro móvil. Existen varias aplicaciones en el mercado que nos ofrecen esta funcionalidad y muchas de ellas son bien conocidas por los lectores: Things, Omnifocus, Remember The Milk, etc. Hoy voy a hablaros de la que, en mi opinión, resulta la mejor opción de las que he probado hasta ahora: Doit.im. A lo largo de las siguientes lineas trataré de exponeros las 3 razones por las que la considero la mejor elección de entre el crisol de aplicaciones dedicadas a GTD y daros a conocer las funciones básicas de la aplicación. Al lío.


1- Doit.im es multiplataforma. Se encuentra disponible para iPhone, iPad, Android, Windows, Mac y Web. Obviamente no se trata de todos los sistemas operativos existentes en la actualidad pero abarca una cuota de dispositivos claramente amplia y suficiente en la mayoría de los casos. Esta es una de las primeras ventajas que ofrece Doit.im frente a opciones como Things u Omnifocus, productos de excelente calidad pero limitado a productos Apple. Dado que hoy en día es relativamente habitual tener que relacionarnos con diferentes dispositivos y que no todo el mundo vive exclusivamente dentro del ecosistema Apple, se agradece que una aplicación ofrezca sus servicios en diferentes plataformas.

2- Doit.im es gratis. Este es un punto a tener bien presente si pretendemos manejarnos dentro de la legalidad. Resulta innegable aceptar que hoy en día, existen numerosas formas de evitar las restricciones técnicas necesarias para instalar una aplicación sin tener que pagar por ella, pero también es cierto que con aplicaciones como Doit.im resulta innecesario. Hace lo que promete, lo hace bien y sus servicios son gratuitos. En este aspecto podríamos decir que gana por goleada a sus competidores, todos ellos con precios sorprendentemente altos. Things para iPhone cuesta 7.99€ y Ommnifocus para iPhone 14.9€ (la aplicación Remember the Milk es gratuita pero los servicios de autosincronización ilimitada con la versión online, sincronización para varios dispositivos y recordatorio de notificaciones cuestan 2.39€ al mes)

3- Doit.im es sencillo. A excepción de Things, Doit.im es la única aplicación de las aquí nombradas que se muestra intuitivamente fiel al sistema de carpetas propuesto por David Allen para GTD. Eso no quiere decir que el resto no sirvan para realizar GTD adecuadamente sino que una persona que acabe de informarse sobre el mismo o que acabe de leerse el libro "Organízate con eficacia" encontrará Doit.im evidente y claro en su manejo; cosa que no ocurre con otras aplicaciones que pueden llegar a abrumar con tantas y tan diferentes opciones no sujetas a la ortodoxia del GTD a priori. Dicho de otra manera: si te lees y comprendes el libro de David Allen y después abres Doit.im, es casi seguro que estarás haciéndo funcionar la aplicación con soltura y eficacia desde el primer minuto. No perderás prácticamente tiempo en averiguar cómo funciona. Para reducir aún más la curva de aprendizaje voy a intentar exponerte su funcionamiento.

3.5- Doit.im tiene sincronización en la nube. En realidad más que una funcionalidad que le otorgue un valor en general se trata de una característica que no le resta; cómo le ha ocurrido a Things, carente de sinronización "on the cloud" hasta ahora y que aún se encuentra probando la versión beta de la misma.

Doit.im tiene una pantalla principal que presenta todas las opciones que dispone: el Inbox como carpeta fundamental y tres secciones: una con las distintas carpetas temporales Hoy, Siguiente, Mañana, Programadas, Algún día; otra sección en la que se nos muestra el acceso a Proyectos, Contextos y Tareas en Espera y una sección finalmente con los accesos a las Tareas Completadas y a la Papelera.

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Pulsando el botón + en esta pantalla de inicio agregamos una tarea directamente a la bandeja de entrada o Inbox. Fácil y rápido. 
En cada una de los diferentes accesos encontraremos las tareas asignadas a esa carpeta temporal con su correspondiente cuadradito para marcarlas como realizadas, una opción de búsqueda, la posibilidad de cambiar la vista, el botón + para agregar nuevas tareas dentro de esta carpeta, la opción de etiquetas y elbotón para forzar la sincronización.

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Pulsando en cualquiera de las tareas nos llevará a la vista general de dicha tarea. En ella podemos enviar directamente la tarea a una carpeta temporal, ir a la edición avanzada o compartir la tarea con un contacto: 

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En el menú de edición avanzada (representado con un lápiz) encontramos todas las características necesarias para clasificar, etiquetar, organizar e identificar la tarea que nos interese. Desde las notas adjuntas a la tarea que nos ayudan a reflejar datos relativos a la misma, como la pauta de repetición o el proyecto al que pertenece.

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Del modo en que os he presentado las virtudes de este programa quiero dejar claro un "pero" y es que, aunque está previsto que la opción de tareas programadas sincronice las mismas con nuestra cuenta de google calendar, está funcionalidad aún no esta muy fina y no actúa de forma bidireccional como sería de esperar. Es decir, Doit.im sí escribe las tareas en nuestra cuenta de google calendar pero las modificaciones que hagamos en ésta última no se verán reflejadas en Doit.im. En los foros de soporte se han hecho eco de esta limitación y se encuentran trabajando en ello. Yo de momento uso la aplicación nativa del iPhone para anotar las citas en el calendario. 
Cómo podéis ver, siendo una aplicación relativamente intuitiva, tiene las funciones necesarias para dar respuesta a los requerimientos que pueda plantear el poner GTD en funcionamiento para la mayoría de las personas. Tal y cómo expuse anteriormente, hay otras aplicaciones con más opciones y más complejidad pero, para mi, eso también favorece perderse en lo que no es fundamental: realizar una gestión de nuestras tareas de forma rápida y sencilla. 
Desconozco cuál es la hoja de ruta de Doit.im y si en un futuro tienen planteado convertirla en una aplicación de pago o si piensan ofrecer funcionalidades pro para rentabilizarla, tal y como ha hecho Flow o como piensa hacer Nirvana; pero de momento se mantiene gratuita y, para mi, es una aplicación que se merece estar en el top de las aplicaciones GTD en el iPhone.

*Actualización Julio/2012: Doit.im ya ha publicado su plan de pagos con dos tipos de cuentas: free y pro. Las características de cada una de ellas las podéis comprobar aquí. La cuenta gratuita ahora solo puede sincronizarse una vez al día y de forma manual, algo que me ha fastidiado bastante. Tengo que valorar bien otras opciones.

4 comentarios:

  1. Hola,acabo de instalar doit.im en la web y en el iphone, por lo que he podido ver funciona muy bien para organizar proyectos y tareas. No he leído el libro de Allen, tan sólo me he informado ligeramente sobre el GTD, pero realmente resulta fácil de manejar, aunque no esté traducido al español.
    No obstante, no sé qué he hecho -en el ordenador- para salir de la interfaz principal y ahora tan sólo puedo acceder a un apartado que se denomina "group by" (en la parte superior izquierda de la ventana), donde puedes elegir la visualización por proyectos, contexto, prioridad, etc. Pero ya no puedo acceder al menú principal!. He probado de todas las maneras posibles según los botones que aparecen en pantalla, he salido de la sesión y he vuelto a entrar. Y ya no sé qué hacer para volver al origen y seguir usando el programa, puesto que de este modo tan sólo puedo añadir "tasks", pero no "projects". Y tampoco puedo acceder a la info de los tutoriales.
    Supongo que será una tontería, pero no soy capaz se solucionarlo. Ya que eres usuario de doit.im espero que puedas darme una solución.
    Ya me dirás...

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  2. Hola Queso: Con la información que me das no me hago a la idea de lo que te ocurre. Quizá si hicieses una captura de pantalla y pusieses aquí el enlace podría entenderlo mejor y ver si puedo ayudarte.

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  3. Hola, gracias por responder tan rápido. Ahora mismo (hace 2 minutos) acabo de solucionarlo. Realmente era una tontería, simplemente pinchando en el borde de un task (al lado de los puntos laterales en la izquierda) ha vuelto a la interfaz original. Digamos, que debí pinchar en alguna esquina sensible (o la barra de desplazaimiento o alguna línea...) y el menú principal desapareció, dejando tan sólo los tasks ordenados o por proyectos, por fecha o por prioridad, según elección.
    Anoché probé todas las opciones y no hubo manera, hoy me concentré y a la primera lo solucioné. En fin, debía ser tarde y la cabeza estaba cansada, a veces las cosas se solucionan dejándolas reposar.
    De todos modos gracias por interesarte por mi problema y tratar de resolverlo.
    Voy a seguir gestionando mis múltiples proyectos, esta aplicación está genial, muy recomendable!
    A este respecto, por si todavía no lo has leído:
    http://thinkwasabi.com/2012/02/gestionar-varios-proyectos-a-la-vez/

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  4. For implementing GTD you can use this this application:

    http://www.Gtdagenda.com

    You can use it to manage your goals, projects and tasks, set next actions and contexts, use checklists, and a calendar.
    Syncs with Evernote and Google Calendar, and also comes with mobile version, and Android and iPhone apps.

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